تعریف داشبورد مدیریتی و نقش های آن در بهینه سازی فرآیندها

 تعریف داشبورد مدیریتی | زمان مطالعه: حدودا 9 دقیقه

داشبورد مدیریتی دقیقا شبیه داشبورد اتومبیل می باشد و می تواند برای تمامی بخش های سازمان، مانند: بخش منابع انسانی، استخدام، فروش، امنیت، فناوری اطلاعات، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری و … در نظر گرفته شود.

تعریف داشبورد مدیریتی

راهکارهای هوش تجاری معمولا دارای 4 مولفه می باشند: انبار داده، ابزارهای تحلیلی، مدیریت فرآیندهای تجاری و داشبورد مدیریتی.

داشبورد مدیریتی (management dashboard)، نوعی پنل نمایشی است که از وضعیت کنونی شرکت و روندهای گذشته کسب و کار، نمایشی مبتنی بر گرافیک  ارائه می‌دهد. این نمودارهای گرافیکی با اتصال به منابع داده ای مختلف می‌توانند اطلاعات را از بانک‌های داده ای داخل سازمان جمع آوری کنند و به صورت یکپارچه نشان دهند.

داشبورد های مدیریتی به شما کمک می کنند حجم زیادی از اطلاعات بررسی کرده و تصمیمات درستی بگیرید. همان طور که گفتیم، داشبورد مدیریتی می‌تواند از طریق نمایش گرافیکی و تصویری داده‌ها را بررسی کند. همچنین، داشبوردهای مدیریتی می‌تواند اعداد، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و در برخی موارد کارت‌های امتیاز عملکرد (Performance Scorecards) را در صفحه‌ای جداگانه و با دسترسی‌های مختلف برای مدیران سطوح بالای سازمان نمایش دهد.

مدیران کسب و کارها به وسیله این اطلاعات، ضمن مشاهده یک نمای کلی از سازمان خود، می‌توانند آن را در مقابل خطرات و بحران‌های مختلف ایمن سازی کرده و فرصت‌های مختلف برای پیشرفت سازمان را نیز بررسی کنند. در واقع، داشبورد مدیریتی به عنوان خروجی سیستم هوش تجاری در نظر گرفته می‌شود.

انواع داشبورد مدیریتی

داشبوردهای مدیریتی 3 نوع مختلف دارد:

داشبوردهای راهبردی یا استراتژیک (Strategic Dashboard) :

داشبوردهای استراتژیک، از مدیران در هر سطح سازمانی پشتیبانی می‌کنند و از صحت عملکرد کسب و کار، نوعی نگرش همه جانبه به تصمیم گیرندگان ارائه می‌دهند. این داشبوردها معمولا برای مقایسه وضعیت سازمان با اهداف استراتژیک مورد استفاده قرار می‌گیرند و به مدیران برای تصمیم‌گیری‌های اجرایی، مانند تنظیم اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت، کمک قابل توجهی می‌کنند. این نکته را هم به خاطر داشته باشید که داشبوردهای استراتژیک، بر تصاویر و داده‌های ایستا متمرکز هستند و با استفاده از اطلاعات دوره‌ای تهیه می‌شوند.

داشبوردهای تحلیلی (Analytic Dashboard) :

این داشبوردها دربردارنده محتوا، موارد مقایسه‌ای، سوابق بیشتر و شاخص‌های عملکردی دقیق‌تر و کامل‌تری هستند و با آنالیز اطلاعات، به مدیران برای گرفتن تصمیمات مهم کمک می‌کنند. در واقع، مدیران با در اختیار داشتن داشبوردهای تحلیلی، می‌توانند وضعیت موجود و دلایل آن را به درستی درک کنند. همچنین، داشبوردهای تحلیلی معمولا از تعامل با داده‌ها پشتیبانی می‌کنند.

داشبوردهای عملیاتی (Operational Dashboard) :

داشبوردهای عملیاتی به پایش کارکردهای حیاتی سازمان پرداخته و به طور مستقیم با فعالیت‌ها و رویدادها در تعامل هستند. این داشبوردها به صورت پیوسته و لحظه‌ای تغییر می‌کنند و به پاسخ‌های سریع نیاز دارند. بنابراین به صورت کاملا متفاوت با موارد اول و دوم طراحی و ساخته می‌شوند.

قابلیت‌های داشبورد مدیریتی

ویژگی‌های بصری

• قابلیت سفارشی سازی

کاربران داشبورد مدیریتی، باید بتوانند اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کرده و آن‌ها را به هر شکلی که راحت‌تر هستند مشاهده کنند. همچنین، باید بتوانند تمام مواردی که در داشبورد مشاهده می‌کنند را تغییر دهند یا سفارشی سازی کنند.

• قابلیت کشیدن و رها کردن (Drag-and-Drop)

کشیدن و رها کردن، روشی کاربردی، سریع و آسان برای کار با انواع نرم افزارهای کاربردی است. با این روش می‌توانید از طریق نشانگر موس، فایل‌های مورد نظر خود را به هر جا که تمایل دارید منتقل کنید. همچنین می‌توانید ابزارهای مختلفی به داشبورد خود اضافه کنید تا اطلاعات بیشتری را مورد بررسی قرار دهید.

• قابلیت ارائه گرافیک‌های متنوع

نمایش گرافیکی اطلاعات فقط به نمودارها محدود نیست، بلکه روش‌های دیگری نیز برای نمایش گرافیکی اطلاعات وجود دارد، مانند: نقظه گذاری (dot plots)، محورها (pivots)، نمودارهای تعاملی (interactive graphs) و…

• قابلیت انتخاب رنگ و فونت

می‌توانید با انتخاب رنگ‌ها و فونت‌های متنوعی که در اختیارتان قرار دارد، داشبورد خود را جذاب‌تر کنید. این ویژگی برای کسب و کارهایی که می‌خواهند از برخی اطلاعات، به عنوان ابزاری برای فروش استفاده کنند، بسیار کارآمد و موثر است.

ویژگی‌های مربوط به زیر ساخت‌ها

• مبتنی بر فضای ابری

می‌توانید سیستمهای داشبورد مدیریتی خود را روی یک فضای ابری در اینترنت قرار دهید. به این ترتیب، نصب و نگهداری آن بسیار آسان خواهد بود. علاوه بر این، در هر زمان و هر مکانی می‌توانید به داشبورد خود دسترسی پیدا کنید.

• سازگاری با تلفن همراه

بسیاری از نرم افزارهای داشبورد مدیریتی دارای نسخه تلفن همراه است. این ویژگی به شما امکان می‌دهد تا اطلاعات کسب و کار خود را از طریق تلفن همراه یا تبلت نیز مشاهده کنید.

• پشتیبانی از انواع سیستم عامل‌ها

داشبوردهای مدیریتی معمولا از سیستم عامل‌های مختلفی مانند ویندوز، بونیکس و مک، پشتیبانی می‌کند.

ویژگی‌های مربوط به اطلاعات

• ترکیب اطلاعات

داشبورد مدیریتی با این ویژگی می‌تواند اطلاعات را از منابع مختلف استخراج کند، در میان آنها همبستگی ایجاد کند و در نهایت، اطلاعات مفید و کارآمد را نمایش دهد.

• مختصر کردن اطلاعات

گفتیم داشبوردها، مجموعه‌ای از اطلاعات مختلف را به صورت تصویری نمایش می‌دهند. شما با کلیک بر روی هر قسمت می‌توانید تمام اطلاعات مربوط به آن قسمت را مشاهده کنید. علاوه بر این، داشبود مدیریتی با داشتن قابلیت Data Drill Down (مختصر کردن داده‌ها)، می‌تواند خلاصه‌ای از اطلاعات را به صورت کامل و دقیق به شما نمایش دهد.

• دسترسی همزمان به منابع اطلاعاتی مختلف

اگر می‌خواهید داشبوردتان اطلاعات را از منابع مختلف مانند Google Analytics، توئیتر و… دریافت کند، حتما از قابلیت دسترسی همزمان به منابع اطلاعاتی مختلف در داشبورد خود مطمئن شوید.

• دسترسی به انواع پایگاه داده

در صورتی که برای ذخیره اطلاعات سازمان خود از یک پاپگاه اختصاصی داده مانند SQL، Oracle و… استفاده می‌کنید، داشبورد باید بتواند به پایگاه اطلاعاتی شما وصل شود و از آن استفاده کند. بنابراین شما باید مطلع باشید که مجموعه داده‌ها و اطلاعات کسب و کارتان، بر روی کدام یک از پایگاه‌های داده قرار گرفته است.

ویژگی‌های مربوط به کاربران

• تک کاربره یا چند کاربره

با در نظر گرفتن نوع داشبوردی که انتخاب می‌کنید، می‌توانید تعداد کاربرانی که می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند را نیز تعیین کنید. مثلا ممکن است داشبورد انتخابی شما برای استفاده همزمان چند کاربر، دارای محدودیت باشد و یا چند کاربره بودن را به راحتی بپذیرد. بنابراین، لازم است از قابلیت تک کاربره یا چند کاربره بودن داشبورد خود مللع شوید.

• ابزار همکاری

ابزار همکاری کمک می‌کند تا کاربران و افراد مختلف، تعامل بهتر و موثرتری داشته باشند. نرم افزار داشبورد مدیریتی، علاوه بر امکان به اشتراک گذاشتن معیارهای کلیدی کسب و کار، باید ویژگی‌هایی مانند توانایی برنامه ریزی گزارش‌ها و اطلاعیه‌های مختلف را نیز داشته باشد.

• امکان به اشتراک گذاشتن

می‌خواهید چقدر از اطلاعات داشبورد خود را با دیگران به اشتراک بگذارید؟ داشبوردهای خصوصی، فقط اجازه می‌دهند که چند نفر به صورت کاملا محدود و برنامه ریزی شده به اطلاعات آنها دسترسی پیدا کنند. در حالی که داشبوردهای عمومی‌، امکان به اشتراک گذاری محتوا با همه یا تعداد زیادی از افراد را فراهم می‌کنند.

شاخص ‌های داشبورد مدیریتی را چگونه انتخاب کنیم؟

تا اینجا دانستیم داشبورد مدیریتی چیست و چه قابلیت‌هایی دارد. اما معیارهای انتخاب داشبورد مدیریتی چیست و چگونه در نظر گرفته می‌شود؟ برای انتخاب شاخص‌های کلیدی داشبوردها، لازم است موارد زیر را در نظر داشته باشید:

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، باید به طور مستقیم با اهداف سازمان شما و میزان موفقیت آن مرتبط باشند.

• زنجیره فرآیندها را تحلیل و بررسی کرده و نقاطی که منجر به ارزش افزوده در کسب و کار شما می‌شوند را شناسایی کنید.

• KPI هایی را انتخاب کنید که به راحتی قابل اندازه گیری بوده و احتمال خطای کمتری داشته باشند. به این ترتیب، سامانه داشبورد شما قابلیت اعتماد بیشتری خواهد داشت.

• KPI ها باید اعدادی باشند که بتوانید به راحتی آنها را تفسیر و تحلیل کنید.

• سعی کنید شاخص‌هایی را تعریف کنید که برای شما مشخص کنند در مسیر درست قرار دارید یا نه. این شاخص‌ها، شاخص‌های روند نامیده می‌شوند. مانند روند فروش در سال جاری یا روند فروش در 3 ماه گذشته.

مزایای داشبورد مدیریتی چیست؟

ایجاد بستر مناسب برای بهبود و پیشرفت مداوم کسب و کار، اصلی‌ترین و مهم‌ترین مزیت داشبورد مدیریتی به شمار می‌رود. اما داشبوردها مزایای دیگری هم دارند که عبارتند از:

سنجش برنامه‌های کسب و کار و ارزیابی عملکرد آن، به منظور افزایش بهره‌وری

با داشبوردهای مدیریتی، شما می‌توانید بر عملکرد تمامی بخش‌های کسب و کار خود نظارت کرده و میزان کارکرد آنها را بررسی کنید. به این ترتیب قادر هستید موانع و مشکلات را پیش بینی و از بروز آنها جلوگیری کنید.

صرفه جویی در زمان

از آنجا که داشبورهای پیکربندی شده، تمامی اطلاعات مورد نیاز شما را به صورت یکجا در اختیارتان قرار می‌دهند، با استفاده از آنها می‌توانید تا حد زیادی در وقت خود صرفه جویی کنید. چرا که زمان بسیار کم‌تری را برای تهیه گزارش و برقراری ارتباط بین بخش‌های مختلف اختصاص می‌دهید. همچنین می‌توانید گزارشاتی که در بخش‌های مختلف ایجاد شده‌اند در محیط داشبورد به اشتراک بگذارید و زمان کمتری را برای دسترسی و ارسال آنها اختصاص دهید.

بهبود ارتباطات درون سازمان

گفتیم management dashboard امکان مشاهده عملکرد بخش‌های مختلف سازمان را به سادگی فراهم می‌کند. نظارت بر اطلاعات و عملکرد، از طریق نمودارهای گرافیکی به شما کمک می‌کند تا بتوانید ارتباط بین بخش‌های مختلف سازمان را بهبود ببخشید.

بهبود ارتباطات خارج از سازمان

از آنجا که داشبوردها برای تامین اعتبارات مالی، ارائه گزارش به سرمایه گذاران و… مورد استفاده قرار می‌گیرند، می‌توانند میزان ارتباط شما با مشتریان و تامین کنندگان را افزایش دهند.

بررسی و ارزیابی عملکرد کارکنان

بر اساس تحقیقات سازمان  SHRM (انجمن مدیریت منابع انسانی)، استفاده موثر از شاخص‌های کلیدی عملکرد برای سنجش و ارزیابی استعداد و عملکرد کارکنان، می‌تواند در ترسیم اهداف استراتژیک، اهداف کاری و اهداف مالی سازمان موثر باشد و در نهایت ارزش و توانمندی منابع انسانی را مشخص کند.

افزایش سود

وقتی بدانید کدام یک از بخش‌های کسب و کارتان نیاز به پیشرفت دارد، تمام انرژی، منابع و زمان خود را به افزایش بهره‌وری آن اختصاص می‌دهید. نتیجه این کار افزایش بهره‌وری و سود کسب و کار خواهد بود.

ویژگی‌های ایجاد داشبود مدیریتی چیست؟

ایجاد داشبورد مدیریتی باعث می‌شود:

• برای برقراری ارتباط موثر با کارکنان، اطلاعات ساده سازی شوند.

• اطلاعات کم‌ترین میزان پراکندگی را داشته باشند و سردرگمی ایجاد نکنند.

• با استفاده از اطلاعات مفید و موثر فرآیندهای کاری، پشتیبانی از کسب و کار به بهترین شکل ممکن صورت گیرد.

• اطلاعات به صورت بصری، با شیوه‌ای موثر و چشم نواز، ارائه شوند و برای نمایش مهم‌ترین و اساسی‌ترین موضوعات سازمان، مورد استفاده قرار گیرند.

دلایل استفاده از داشبورد مدیریتی چیست؟

• از آنجا که استفاده کنندگان از داشبوردهای مدیریتی، زمان زیادی را خارج از محل کارشان می‌گذرانند، داشبورد این امکان را برایشان فراهم می‌کند که از راه دور نیز به اطلاعات مورد نظر دسترسی داشته باشند.

• با استفاده از داشبورهای مدیریتی، مدیران ارشد سازمان می‌توانند در یک محیط ساده و کاربردی، بر شاخص‌های کلیدی عملکرد کل سازمان یا بخش مورد نظر خود، نظارت کامل داشته باشند.

داشبورد مدیریتی چه نقشی در بهینه سازی فرآیند ها دارد؟

معمولا سازمان‌ها فرم‌های ورودی زیادی دارند. با تجمیع این فرم‌ها و انجام عملیات ریاضی می‌توانند اطلاعات را در قالب گزارش تولید کنند. در اینجا سازمان شما از یک سازمان کاغذ محور، تبدیل به یک سازمان اطلاعات محور شده و با ایجاد یک بستر مناسب برای ورود داده‌ها در فرم، گزارشات مورد نیاز شما تولید می‌شود.

اکنون زمان ایجاد داشبوردهای مدیریتی است. داشبورد مانند یک پنجره، وضعیت جاری فرآیندها را به مالکان فرآیند و مدیران ارشد سازمان نمایش می‌دهد.

سپس باید شاخص‌های مورد نیاز مدیران و مالکان فرآیند را برای نمایش بهتر و کامل‌تر پارامترهای تصمیم‌گیری و هشدارها طراحی و ایجاد کنید. نمایش این شاخص‌ها به شما کمک می‌کند تا بتوانید وضعیت جاری سازمان را با روند جاری بررسی کنید. با مشاهده و تحلیل شاخص‌ها می‌توانید بفهمید کدام بخش‌ از فرآیندها نیاز به تغییر و بازنگری دارد، تا بهینه سازی فرآیندها را به بهترین شکل ممکن انجام دهید. مجموعه این عملیات سازمان شما را به یک سازمان دانش محور تبدیل می‌کند.