جلسه مدیریت شروع شده است. مدیر فروش یک عدد از فروش ماهانه ارائه می دهد، واحد مالی عدد دیگری دارد و فایل اکسل مدیرعامل هم هنوز با اطلاعات هفته قبل به روز شده است.
سوال ساده است: «بالاخره عدد درست کدام است؟»
اما پاسخ ساده نیست.
برای رسیدن به یک عدد قابل اتکا باید اطلاعات از چند نرم افزار استخراج شود، فایل های مختلف با هم تطبیق داده شوند، بعضی داده ها اصلاح شوند و در نهایت گزارشی ساخته شود که مدیر بتواند بر اساس آن تصمیم بگیرد.
این وضعیت در بسیاری از سازمان ها به این دلیل اتفاق نمی افتد که اطلاعات وجود ندارد. مشکل اصلی این است که مسیر تبدیل داده به گزارش مدیریتی طولانی، دستی و وابسته به افراد است.
گزارش گیری مدیریتی زمانی ارزش واقعی دارد که اطلاعات مناسب، در زمان مناسب و با تعریف مشخص در اختیار مدیر قرار بگیرد. گزارشی که چند روز بعد از وقوع یک اتفاق آماده شود، ممکن است از نظر عددی درست باشد اما برای بعضی تصمیم ها دیگر به اندازه کافی به موقع نباشد.
در ادامه 7 علت اصلی کند شدن گزارش گیری مدیریتی را بررسی می کنیم و سپس می بینیم چگونه می توان این فرآیند را ساختاریافته تر کرد.
چرا سرعت گزارش گیری مدیریتی اهمیت دارد؟
هدف گزارش مدیریتی فقط اطلاع دادن نیست. مدیر باید بتواند با استفاده از گزارش تشخیص دهد چه اتفاقی افتاده، کجا از برنامه فاصله گرفته ایم و چه موضوعی نیاز به بررسی بیشتری دارد.
فرض کنید فروش یک گروه محصول طی دو هفته کاهش پیدا کرده است.
اگر مدیر همان روزهای اول متوجه این تغییر شود، می تواند علت را بررسی کند: کاهش موجودی؟ افت عملکرد یک منطقه؟ تغییر رفتار مشتری؟ مشکل قیمت گذاری؟
اما اگر گزارش در پایان ماه آماده شود، مسئله تازه زمانی دیده می شود که چند هفته از شروع آن گذشته است.
همین منطق درباره مطالبات، موجودی انبار، هزینه ها، حاشیه سود، تولید یا عملکرد کارشناسان فروش هم وجود دارد.
پس مسئله فقط «سریع تر ساختن گزارش» نیست. مسئله اصلی کاهش فاصله بین وقوع یک اتفاق در کسب و کار و دیده شدن آن توسط مدیر است.
1. اطلاعات در چند نرم افزار و فایل مختلف قرار دارد
یکی از رایج ترین دلایل تاخیر در گزارش گیری مدیریتی، پراکندگی داده هاست.
اطلاعات فروش ممکن است در نرم افزار فروش ثبت شود، اطلاعات دریافت و پرداخت در سیستم مالی باشد، موجودی در نرم افزار انبار قرار داشته باشد و بخشی از اطلاعات هدف گذاری یا بودجه در فایل های Excel نگهداری شود.
هر کدام از این منابع ممکن است به تنهایی درست کار کنند. مشکل زمانی ایجاد می شود که مدیر سوالی می پرسد که پاسخ آن به اطلاعات چند سیستم نیاز دارد.
مثلا:
«کدام مشتریان فروش بالایی دارند اما مطالبات آنها هم در حال افزایش است؟»
برای پاسخ به این سوال، فقط اطلاعات فروش کافی نیست. داده فروش باید کنار اطلاعات مالی و وصول قرار بگیرد.
یا مدیر ممکن است بپرسد:
«کدام کالاها فروش خوبی دارند اما موجودی آنها رو به کاهش است؟»
اینجا اطلاعات فروش باید با اطلاعات انبار ترکیب شود.
هرچه تعداد سیستم ها و فایل های مستقل بیشتر باشد، جمع آوری اطلاعات برای چنین سوال هایی زمان بیشتری می گیرد.
2. جمع آوری و ترکیب اطلاعات هنوز دستی است
در بعضی سازمان ها بخش زیادی از فرآیند گزارش گیری با Export گرفتن، Copy و Paste، فرمول های Excel و ترکیب چند فایل انجام می شود.
این روش در مقیاس کوچک می تواند کاملا منطقی باشد. Excel ابزار قدرتمندی است و برای بسیاری از تحلیل ها همچنان کاربرد دارد.
مسئله زمانی شروع می شود که یک گزارش تکرارشونده مدیریتی هر روز، هر هفته یا هر ماه دوباره با همان مراحل دستی ساخته شود.
کارشناس باید فایل ها را دریافت کند، ستون ها را مرتب کند، داده ها را با هم تطبیق دهد، فرمول ها را کنترل کند و در نهایت خروجی جدید بسازد.
در این شرایط بخشی از زمان تیم به جای تحلیل اطلاعات، صرف آماده سازی اطلاعات می شود.
ضمن اینکه هر مرحله دستی یک نقطه جدید برای ایجاد خطا یا اختلاف نسخه ایجاد می کند.
3. واحدهای مختلف تعریف یکسانی از KPI ندارند
گاهی مشکل در داده نیست؛ مشکل در تعریف عدد است.
فرض کنید مدیرعامل می پرسد:
«فروش این ماه چقدر بوده است؟»
این سوال در ظاهر ساده است، اما ممکن است هر واحد پاسخ متفاوتی داشته باشد.
آیا فروش بر اساس تاریخ فاکتور محاسبه می شود یا تاریخ تحویل؟
برگشت از فروش از آن کسر شده است؟
فروش ناخالص را بررسی می کنیم یا فروش خالص؟
مالیات در عدد لحاظ شده است یا نه؟
فاکتورهای ابطال شده چه می شوند؟
اگر تعریف شاخص ها از قبل مشخص نشده باشد، دو گزارش می توانند هر دو از نظر محاسباتی درست باشند اما اعداد متفاوتی نشان دهند.
در چنین شرایطی بخش زیادی از جلسه مدیریت به جای تحلیل عملکرد صرف این می شود که مشخص کنیم «کدام عدد درست است».
گزارش گیری مدیریتی قابل اتکا به تعریف مشترک KPI نیاز دارد. هر شاخص باید مشخص کند چه چیزی را اندازه می گیرد، از چه داده ای ساخته می شود و منطق محاسبه آن چیست.
4. زمان زیادی صرف پاک سازی و اصلاح داده می شود
گزارش خوب به داده قابل اتکا نیاز دارد.
اما داده های عملیاتی همیشه به شکل آماده تحلیل وارد سیستم نمی شوند.
ممکن است نام یک مشتری به چند شکل ثبت شده باشد، کدهای کالا استاندارد نباشند، بعضی فیلدها خالی باشند یا اطلاعات قدیمی و جدید با ساختار متفاوتی ذخیره شده باشند.
اگر هر بار هنگام تهیه گزارش این مشکلات به صورت دستی اصلاح شوند، گزارش گیری کند می شود.
بدتر از آن، همان اصلاحات در گزارش بعدی دوباره تکرار خواهند شد.
راه حل بلندمدت این نیست که افراد سریع تر داده ها را تمیز کنند. باید قواعد مشخصی برای کیفیت داده، تطبیق اطلاعات و آماده سازی داده های تحلیلی ایجاد شود تا بخش بیشتری از این فرآیند قابل تکرار و خودکار باشد.
5. گزارش فقط بعد از درخواست مدیر ساخته می شود
در بسیاری از سازمان ها گزارش گیری حالت واکنشی دارد.
مدیر سوالی مطرح می کند، سپس تیم مربوطه شروع به جمع آوری اطلاعات می کند.
«فروش سه ماه اخیر این مشتری را بدهید.»
«موجودی کالاهای کم گردش را بررسی کنید.»
«مطالبات مشتریان اصلی چقدر شده است؟»
«عملکرد این ماه کارشناسان فروش نسبت به تارگت چطور بوده است؟»
هر بار یک درخواست جدید مطرح می شود و فرآیند گزارش سازی از ابتدا شروع می شود.
این روش برای سوال های خاص طبیعی است، اما شاخص های تکرارشونده مدیریتی نباید هر بار از صفر ساخته شوند.
اگر مدیر هر هفته همان شاخص های فروش، نقدینگی، مطالبات، موجودی یا عملکرد را بررسی می کند، منطقی است که جریان تهیه این اطلاعات از قبل طراحی شده باشد.
در این حالت گزارش گیری از یک فعالیت واکنشی به یک فرآیند پایش تبدیل می شود.
6. گزارش برای ارائه اطلاعات طراحی شده است، نه تصمیم گیری
گزارش ممکن است ده ها جدول و صدها عدد داشته باشد اما همچنان پاسخ سوال مدیر را ندهد.
زیاد بودن اطلاعات به معنی مفید بودن گزارش نیست.
مدیر معمولا به دنبال پاسخ چند سوال مشخص است:
چه چیزی تغییر کرده است؟
این تغییر نسبت به چه چیزی مهم است؟
کدام بخش از هدف فاصله گرفته؟
کجا نیاز به بررسی بیشتر وجود دارد؟
اگر گزارش فقط فهرستی از اطلاعات باشد، مدیر باید خودش بین داده ها دنبال مسئله بگردد.
گزارش مدیریتی مناسب باید اولویت را مشخص کند.
برای مثال، نمایش عدد فروش بدون Target یا مقایسه با دوره قبل اطلاعات محدودی ارائه می کند. وقتی همان عدد کنار هدف، روند چند ماه گذشته و تفکیک منطقه یا محصول قرار می گیرد، قابلیت تحلیل آن بیشتر می شود.
هدف این نیست که همه داده های سازمان در یک صفحه قرار بگیرند. هدف این است که اطلاعاتی نمایش داده شوند که به یک سوال مدیریتی مشخص پاسخ می دهند.
7. گزارش گیری به یک فرد وابسته است، نه به یک سیستم
گاهی فقط یک نفر در سازمان می داند گزارش اصلی چگونه ساخته می شود.
او می داند کدام فایل را باید دریافت کند، کدام ستون را حذف کند، چه فرمولی را تغییر دهد و داده کدام واحد را باید اصلاح کند.
تا زمانی که این فرد حضور دارد، فرآیند کار می کند.
اما این ساختار یک ریسک پنهان دارد.
اگر آن فرد در دسترس نباشد، حجم کارش افزایش پیدا کند یا سازمان بزرگ تر شود، فرآیند گزارش گیری دچار مشکل می شود.
فرآیندی که فقط در ذهن یک نفر تعریف شده، مقیاس پذیر نیست.
منطق محاسبات، منابع داده، تعریف KPIها و مراحل آماده سازی گزارش باید تا حد ممکن مستند و سیستماتیک باشند.
هزینه واقعی دیر رسیدن گزارش چیست؟
تاخیر در گزارش فقط به معنی اتلاف چند ساعت زمان کارشناسان نیست.
هزینه اصلی زمانی ایجاد می شود که مسئله دیر دیده شود.
افت فروش یک محصول ممکن است دیر تشخیص داده شود.
مطالبات یک گروه از مشتریان ممکن است رشد کند بدون اینکه به موقع مورد توجه قرار بگیرد.
موجودی یک کالای پرفروش ممکن است به سطح بحرانی برسد.
هزینه یک بخش ممکن است چند دوره افزایش پیدا کند تا بالاخره در گزارش ماهانه دیده شود.
در تمام این مثال ها داده وجود داشته است؛ اما فاصله بین ثبت داده و دیده شدن آن زیاد بوده است.
بنابراین یکی از معیارهای مهم بلوغ گزارش گیری مدیریتی این است که بپرسیم:
«از لحظه ای که یک اتفاق در کسب و کار رخ می دهد تا زمانی که مدیر آن را در قالب یک شاخص قابل فهم می بیند، چقدر زمان می گذرد؟»
هرچه این فاصله برای شاخص های حساس کمتر و فرآیند قابل اتکاتر باشد، امکان واکنش به موقع هم بیشتر می شود.
آیا سریع تر کردن فایل های Excel مشکل را حل می کند؟
گاهی بله.
اگر حجم داده محدود باشد، تعداد منابع کم باشد و گزارش فقط برای یک تحلیل موردی تهیه شود، Excel می تواند کاملا کافی باشد.
پس مسئله Excel نیست.
مسئله زمانی ایجاد می شود که سازمان سعی کند یک فرآیند دائمی و چندمنبعی گزارش گیری را فقط با مجموعه ای از فایل های دستی مدیریت کند.
در این شرایط معمولا نسخه های مختلف فایل، وابستگی به افراد، به روز رسانی دستی و کنترل فرمول ها به بخش ثابتی از کار تبدیل می شود.
بنابراین سوال مناسب این نیست که «Excel خوب است یا بد؟»
سوال بهتر این است:
«آیا فرآیند فعلی گزارش گیری ما هنوز با حجم داده، تعداد سیستم ها و سرعت تصمیم گیری سازمان متناسب است؟»
چگونه گزارش سازی دستی را به یک سیستم گزارش گیری تبدیل کنیم؟
حل مسئله از خرید یک ابزار شروع نمی شود.
ابتدا باید مشخص شود مدیران واقعا چه سوال هایی دارند.
سوال های مدیریتی را مشخص کنید
قبل از طراحی گزارش یا داشبورد باید بدانیم مدیر قرار است با دیدن اطلاعات چه تصمیمی بگیرد.
مثلا:
کدام مشتریان در معرض کاهش خرید هستند؟
کدام محصولات بیشترین سهم فروش را دارند؟
کدام کالاها موجودی بالا اما گردش پایین دارند؟
کدام واحد از بودجه فاصله گرفته است؟
کدام کارشناس فروش از تارگت عقب مانده است؟
وقتی سوال مشخص باشد، انتخاب KPI و داده موردنیاز بسیار ساده تر می شود.
منابع داده را مشخص و یکپارچه کنید
مرحله بعد مشخص کردن منبع هر داده است.
فروش از کجا می آید؟
موجودی از کدام سیستم خوانده می شود؟
اطلاعات مالی کجاست؟
Targetها کجا ثبت می شوند؟
هدف این است که برای گزارش های تکرارشونده، جریان دریافت داده مشخص باشد و هر بار نیاز به جمع آوری دستی از چند نفر و چند فایل نباشد.
KPIها را استاندارد کنید
هر KPI باید تعریف مشخص داشته باشد.
اگر سازمان درباره معنای یک شاخص توافق نداشته باشد، حتی بهترین داشبورد هم فقط اختلاف اعداد را زیباتر نمایش می دهد.
بنابراین تعریف شاخص قبل از Visualization اهمیت دارد.
فرآیند به روز رسانی گزارش را خودکار کنید
هر بخشی از فرآیند که به صورت تکراری انجام می شود، باید بررسی شود که آیا امکان خودکار شدن آن وجود دارد یا خیر.
هدف حذف انسان از تحلیل نیست.
هدف این است که زمان کارشناسان به جای جمع آوری و مرتب سازی تکراری داده ها، بیشتر صرف تحلیل و بررسی علت ها شود.
گزارش مدیریتی چه زمانی باید به داشبورد تبدیل شود؟
هر گزارش مدیریتی الزاما به داشبورد نیاز ندارد.
برای یک تحلیل موردی یا گزارش رسمی دوره ای، یک فایل یا گزارش ثابت ممکن است بهترین انتخاب باشد.
اما زمانی که چند نشانه همزمان وجود دارد، استفاده از داشبورد منطقی تر می شود:
داده از چند سیستم می آید؛
شاخص ها به صورت مداوم بررسی می شوند؛
گزارش ها مرتب به روز می شوند؛
مدیر به مقایسه دوره ها نیاز دارد؛
نیاز به حرکت از نمای کلی به جزئیات وجود دارد؛
و آماده سازی گزارش زمان قابل توجهی از تیم می گیرد.
در چنین شرایطی داشبورد مدیریتی فقط شکل نموداری یک گزارش نیست. داشبورد بخشی از یک فرآیند تحلیلی است که داده های منابع مختلف را به شاخص های قابل پایش تبدیل می کند.
دکا چگونه این مسئله را حل می کند؟
اگر اطلاعات مالی، فروش، مشتری، انبار، تولید یا سایر بخش های سازمان در سیستم های مختلف قرار دارد، راه حل لزوما تعویض همه نرم افزارهای فعلی نیست.
در داشبورد مدیریتی دکا داده های سیستم های عملیاتی موجود سازمان در یک لایه تحلیلی کنار هم قرار می گیرند و بر اساس نیاز مدیریتی به KPI، روند و نماهای تحلیلی تبدیل می شوند.
این رویکرد کمک می کند بخش تکراری فرآیند گزارش گیری، یعنی جمع آوری و ترکیب دستی اطلاعات، کمتر شود و مدیر بتواند از نمای کلی یک شاخص تا جزئیات موردنیاز حرکت کند.
نکته مهم این است که داشبورد باید بر اساس سوال های واقعی مدیر و ساختار داده همان سازمان طراحی شود؛ نه اینکه مجموعه ای ثابت از نمودارها برای همه کسب و کارها استفاده شود.
جمع بندی
کند بودن گزارش گیری مدیریتی معمولا فقط یک مشکل فنی نیست.
پشت این مسئله اغلب ترکیبی از داده های پراکنده، فرآیندهای دستی، تعریف نامشخص KPI، کیفیت نامناسب داده و وابستگی گزارش سازی به افراد وجود دارد.
به همین دلیل، سریع تر کردن یک فایل یا اضافه کردن نمودارهای بیشتر لزوما مشکل را حل نمی کند.
برای بهبود واقعی باید مسیر داده تا تصمیم بازطراحی شود:
داده از منابع مشخص دریافت شود، تعریف شاخص ها یکسان باشد، مراحل تکراری تا حد ممکن خودکار شوند و اطلاعات متناسب با سوال های واقعی مدیر نمایش داده شوند.
اگر گزارش های سازمان شما هنوز با ترکیب چند فایل و استخراج دستی از نرم افزارهای مختلف آماده می شوند، بررسی ساختار فعلی گزارش گیری می تواند نقطه شروع مناسبی باشد.
برای آشنایی با روشی که دکا داده های سیستم های مختلف را به یک نمای مدیریتی یکپارچه تبدیل می کند، می توانید صفحه داشبورد مدیریتی دکا را ببینید.
سوالات متداول درباره گزارش گیری مدیریتی
گزارش گیری مدیریتی چیست؟
گزارش گیری مدیریتی فرآیند جمع آوری، سازماندهی و ارائه اطلاعات موردنیاز مدیران برای بررسی عملکرد و تصمیم گیری است. یک گزارش مدیریتی مناسب باید علاوه بر نمایش عدد، زمینه لازم برای مقایسه، تشخیص انحراف و بررسی علت را فراهم کند.
چرا گزارش های مدیریتی دیر آماده می شوند؟
مهم ترین دلایل شامل پراکندگی داده در چند سیستم، جمع آوری دستی اطلاعات، اختلاف در تعریف KPIها، مشکلات کیفیت داده و وابستگی فرآیند گزارش گیری به افراد است.
آیا Excel برای گزارش گیری مدیریتی مناسب است؟
بله. Excel برای بسیاری از تحلیل ها و گزارش های موردی ابزار مناسبی است. مشکل زمانی ایجاد می شود که گزارش های تکرارشونده و چندمنبعی سازمان به مجموعه بزرگی از فایل ها، فرمول ها و به روز رسانی های دستی وابسته شوند.
تفاوت گزارش مدیریتی و داشبورد مدیریتی چیست؟
گزارش معمولا اطلاعات یک موضوع یا دوره مشخص را ارائه می کند، در حالی که داشبورد برای پایش مستمر شاخص ها، مقایسه وضعیت و حرکت از نمای کلی به جزئیات طراحی می شود. انتخاب بین این دو به نوع نیاز مدیریتی بستگی دارد.
چه زمانی سازمان به داشبورد مدیریتی نیاز دارد؟
زمانی که داده ها در چند منبع قرار دارند، گزارش ها به صورت مداوم ساخته می شوند، مدیران به پایش سریع KPIها نیاز دارند و تهیه دستی گزارش زمان زیادی می گیرد، بررسی یک راهکار داشبورد مدیریتی منطقی است.